Prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů

1. Úvod
Ve společnosti KompiTech si uvědomujeme důležitost ochrany vašich osobních údajů a zavazujeme se je zpracovávat zodpovědně a v souladu se všemi platnými zákony o ochraně osobních údajů v zemích, kde společnost KompiTech působí. Z tohoto důvodu vám – tj. našim obchodním partnerům a případně jejich zástupcům nebo jiným kontaktním osobám, uživatelům a zájemcům o naše služby, ale také návštěvníkům našich webových stránek – tento dokument poskytne informace týkající se ochrany osobních údajů ve společnosti KompiTech.
Toto prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů se vztahuje na společnost KompiTech a všechny její součásti a přidružené společnosti (dále jen „my“, „nás“ nebo „naše“) a popisuje obecné zásady ochrany osobních údajů společnosti KompiTech, které uplatňujeme na osobní údaje, které shromažďujeme, používáme, uchováváme a sdílíme o fyzických osobách v rámci našich subjektů, s našimi obchodními partnery, dodavateli a dalšími organizacemi, s nimiž společnost KompiTech má nebo plánuje mít obchodní vztah.
Správcem Vašich osobních údajů je společnost KompiTech s.r.o., IČ 015 10 584, se sídlem Thámova 137/16, Karlín, 186 00 Praha 8, Česká republika.

2. Kategorie osobních údajů, které zpracováváme
Abychom vám mohli poskytnout co nejkvalitnější IT služby a řešení (dále jen „služby“) poskytované společností KompiTech, zpracováváme následující kategorie vašich osobních údajů:

• Základní identifikační údaje – tato kategorie zahrnuje zejména údaje, které jsou nezbytné pro vyřízení případných žádostí a/nebo pro uzavření a plnění smlouvy mezi námi a vámi (tj. jméno, příjmení, adresa, datum narození, platební a bankovní údaje);
• Kontaktní údaje – tato kategorie zahrnuje údaje, které používáme ke komunikaci s vámi v souvislosti se službami a plněním jakýchkoli požadavků mezi námi a vámi (tj. telefonní číslo, e-mailová adresa, uživatelská jména pro komunikační nástroje);
• Údaje týkající se služeb – tato kategorie zahrnuje údaje týkající se poskytovaných služeb (tj. typ a popis služeb, údaje o množství a četnosti poskytovaných služeb, cena, historie plateb, aktuální poloha, které jsou nezbytné výhradně pro účely poskytování našich služeb prostřednictvím naší platformy BLiTS);
• Údaje související s používáním webu – tato kategorie zahrnuje údaje zpracovávané v souvislosti s používáním našeho webu a naší platformy BLiTS (tj. číslo přihlašovacího účtu, přihlašovací heslo, marketingové preference, účet na sociálních sítích, IP adresa).

Naše služby nejsou určeny osobám mladším 15 let. Proto tyto osobní údaje nezpracováváme a před zahájením obchodního vztahu ověřujeme, zda je vám alespoň 15 let.

3. Účely a právní základ, na jehož základě zpracováváme osobní údaje
Pro každé zpracování vašich osobních údajů existuje právní základ (titul), který nás opravňuje ke zpracování vašich osobních údajů. Osobní údaje vždy zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro konkrétní účel, kterým může být:

• Zpracování nezbytné pro plnění našich zákonných a smluvních povinností.

Zpracování osobních údajů pro účely plnění našich zákonných a smluvních povinností je pro naši obchodní činnost nezbytné. Bez získání a zpracování osobních údajů pro tyto účely bychom vám nemohli naše služby vůbec poskytovat. Pokud tedy žádáte o poskytnutí našich služeb, budete nám muset poskytnout své osobní údaje. Abychom ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebovali váš souhlas. Pokud mezi vámi a námi existuje smluvní vztah o poskytování služeb, nemůžete odmítnout zpracování příslušných osobních údajů z důvodu plnění smlouvy a našich zákonných povinností, ani nemůžeme vyhovět vaší žádosti o výmaz těchto osobních údajů.

Jedná se zejména o následující:

• Procesy spojené s vaší identifikací a kontaktováním pro účely uzavření a plnění smlouvy (uzavření a plnění smlouvy);
• Zajišťování a poskytování jednotlivých činností souvisejících s poskytováním služeb (plnění smluv);
• Procesy související s vyúčtováním poskytnutých služeb (plnění smluv);
• Plnění našich zákonných účetních a daňových povinností (plnění zákonných povinností);
• Plnění našich povinností týkajících se opatření proti praní špinavých peněz a financování terorismu (plnění zákonných povinností);
• Účely stanovené zvláštními zákony, např. pro potřeby trestního řízení, správního řízení atd. (plnění zákonných povinností).

Osobní údaje pro tyto dílčí účely zpracováváme pouze v rozsahu nezbytně nutném pro plnění konkrétních povinností a po dobu přímo stanovenou příslušnými zákony nebo nezbytnou pro splnění příslušného smluvního závazku.

• Zpracování na základě našich oprávněných zájmů

Osobní údaje zpracováváme také v případě, že je to nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů. Před každým takovým zpracováním vždy pečlivě zvažujeme, zda náš oprávněný zájem převažuje nad vašimi právy a svobodami. Přestože k tomuto zpracování nepotřebujeme váš souhlas, máte možnost nás kontaktovat a vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů.

Jedná se zejména o následující:

• Vyhodnocování platební morálky a případné vymáhání našich oprávněných nároků vůči dlužníkům a veškeré související a faktické úkony;
• Vedení záznamů o našich dlužnících;
• Poskytnutí dokumentů zájemci o postoupení našich způsobilých pohledávek za našimi dlužníky;
• V odůvodněných případech zajištění důkazů pro případ, že by bylo nutné hájit naše práva;
• přímý marketing, tj. zasílání informací (obchodních sdělení) v souvislosti s nabídkou našich služeb. Z těchto obchodních sdělení je vždy zřejmé, že pocházejí od nás, a můžeme vám je zasílat pouze do té doby, než s tím vyslovíte nesouhlas. Postup pro podání námitky je popsán v každém našem obchodním sdělení zaslaném pro tyto účely;
• Předávání vašich osobních údajů v rámci subjektů společnosti KompiTech pro interní administrativní účely;
• Shromažďování základních síťových identifikátorů návštěvníků webových stránek a aplikací pro účely vylepšování našich služeb, technické správy našich webových stránek a aplikací pro účely technické správy a diagnostiky technických poruch.
• Zpracování na základě vašeho souhlasu

Některá zpracování vašich osobních údajů lze provádět pouze na základě vámi uděleného souhlasu. Zpracování těchto údajů nám pomáhá poskytovat vám Služby vyšší kvality, avšak toto zpracování nebude prováděno bez vašeho souhlasu. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat dopisem zaslaným na adresu našeho sídla nebo e-mailem na adresu support@kompitech.com. Pokud tak učiníte, vaše údaje vymažeme nebo anonymizujeme (pokud je nebudeme muset dále zpracovávat za účelem plnění našich zákonných nebo smluvních povinností nebo ochrany našich oprávněných zájmů). Odvolání vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním vašeho souhlasu.

Jedná se zejména o následující:

• Zpracování souborů cookie z našich webových stránek – pokud máte ve svém webovém prohlížeči povoleny soubory cookie a souhlasíte s jejich používáním na našich webových stránkách, zpracováváme záznamy o chování ze souborů cookie umístěných na našich webových stránkách za účelem zajištění lepšího fungování webových stránek a pro další účely podrobně popsané v našich Zásadách používání souborů cookie;
• Kontaktní údaje pro účely určitého typu marketingových aktivit.

4. Komu sdělujeme vaše osobní údaje
Vaše osobní údaje jsou zveřejňovány výhradně způsobem popsaným níže – tj. v rámci subjektů společnosti KompiTech, s našimi partnery a dodavateli, s našimi poskytovateli služeb a s orgány veřejné moci, pokud to vyžadují platné právní předpisy. Zpracování a zpřístupnění osobních údajů se provádí v nezbytném rozsahu a pro účely uvedené v tomto prohlášení o ochraně osobních údajů. Při zpřístupňování vašich osobních údajů zajišťujeme jejich bezpečnost tím, že od jejich příjemců vyžadujeme, aby dodržovali odpovídající požadavky a opatření na ochranu soukromí a důvěrnosti.

• Vaše osobní údaje zpracováváme v rámci subjektů společnosti KompiTech, které poskytují prostředky pro zpracování údajů a/nebo pomáhají zpracovávat vaše žádosti, objednávky a marketingové aktivity. Jedná se především o: KompiTech s.r.o. (Česká republika), KompiTech GmbH (Švýcarsko), KompiTech GmbH (Německo), KompiTech Limited (Velká Británie).
• Na zpracování vašich osobních údajů se mohou podílet naši partneři a dodavatelé zajišťující poskytování služeb, jakož i nezávislí poskytovatelé služeb, jako jsou právní/daňoví/účetní/techničtí poradci, které zapojujeme do našich obchodních aktivit. Smluvně od nich vyžadujeme, aby vaše osobní údaje uchovávali v bezpečí a důvěrnosti.
• V příslušných případech můžeme být požádáni nebo může být nezbytné, abychom vaše osobní údaje poskytli příslušným orgánům, jak vyplývá z platných právních předpisů.
• V důsledku případné restrukturalizace společnosti a/nebo transakcí a za účelem zachování smluvního vztahu s vámi mohou být vaše osobní údaje předány spřízněné pobočce. Pokud jsme zapojeni do některé z výše uvedených transakcí, mohou být vaše osobní údaje předány v rámci takové transakce. O každé takové dohodě budete informováni a případně vám budou popsány vaše možnosti v takovém případě.

Jsme globální firma, která poskytuje své služby po celém světě, a zajišťujeme ochranu osobních údajů na úrovni GDPR pro všechny naše vztahy a činnosti. Případy, kdy předáváme údaje mimo Evropský hospodářský prostor, zahrnují předávání údajů mezi subjekty společnosti KompiTech a předávání partnerům a poskytovatelům služeb, kteří se podílejí zejména na poskytování služeb, nebo potenciální předávání v případě fúzí, akvizic a restrukturalizace.

5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme
Vaše osobní údaje jsou uchovávány pouze po nezbytně nutnou dobu:

• Pokud vám poskytujeme Služby nebo se podílíte na poskytování Služeb, uchováváme vaše základní identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje týkající se Služeb a údaje z vaší komunikace s námi po celou dobu trvání smluvního vztahu nebo po dobu, kterou mohou vyžadovat příslušné zákonné povinnosti nebo naše oprávněné zájmy při uplatňování našich práv;
• Osobní údaje, které zpracováváme na základě vašeho souhlasu, uchováváme až do jeho odvolání.

6. Jak získáváme a uchováváme vaše osobní údaje
Většina osobních údajů, které zpracováváme, pochází z přímé interakce s vámi. V některých případech se však může stát, že nám vaše osobní údaje poskytne někdo jiný, například váš zaměstnavatel, dodavatel vašeho zaměstnavatele nebo váš dodavatel a jiný zpracovatel vašich osobních údajů.
Vždy se ujišťujeme, zda nám byly vaše osobní údaje sděleny s vaším souhlasem. Pokud se domníváte, že nám vaše údaje byly poskytnuty třetí stranou bez vašeho souhlasu, kontaktujte nás v této věci.
V některých případech získáváme vaše osobní údaje ke zpracování také z veřejně dostupných zdrojů, jako jsou obchodní rejstříky, živnostenské rejstříky, insolvenční rejstříky, katastry nemovitostí atd.
Existují administrativní, technická a fyzická ochranná opatření, která udržujeme pro ochranu vašich osobních údajů, a to jak během přenosu, tak po jejich obdržení.
Osobní údaje, které získáme, mohou být uloženy s příslušnými technickými a organizačními bezpečnostními opatřeními zejména na našich serverech v České republice a ve Švýcarsku, jakož i všude tam, kde působíme my nebo naši důvěryhodní poskytovatelé služeb a partneři.

7. Jaká máte práva na ochranu soukromí
V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů můžete u nás uplatnit určitá práva. Své žádosti v tomto ohledu můžete zasílat poštou na adresu našeho sídla nebo elektronicky na e-mailovou adresu info@kompitech.com. Vezměte prosím na vědomí, že v souvislosti s těmito právy jsme oprávněni přiměřeně požadovat, abyste prokázali svou totožnost, protože musíme zajistit, abychom poskytli informace o osobních údajích, které se vás týkají.
Vaše práva související se zpracováním osobních údajů jsou následující:

• Právo na přístup k vašim osobním údajům – máte právo: (i) obdržet na požádání informace o zpracování svých osobních údajů, a to před zpracováním i v jeho průběhu; (ii) získat od nás potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme; (iii) získat bezplatně jednu kopii námi zpracovávaných osobních údajů, pokud tím nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
• Právo na opravu – s ohledem na příslušné technické možnosti provedeme opravu nepřesných a neúplných údajů bez zbytečného odkladu poté, co nás na to upozorníte.
• Právo na výmaz (právo být zapomenut) – máte právo požádat o výmaz svých osobních údajů v případě, že již nejsou potřebné pro účel, pro který byly zpracovávány (tj. neexistuje z naší strany právně uznaný titul pro další zpracování vašich osobních údajů, včetně ochrany našich oprávněných zájmů a práv).
• Právo odvolat souhlas – v případě zpracování na základě vašeho souhlasu můžete svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování založeného na vašem souhlasu před jeho odvoláním.
• Právo na omezení zpracování – máte právo omezit zpracování svých osobních údajů, pokud zpochybníte jejich přesnost, oprávněnost důvodů, na jejichž základě údaje zpracováváme, nebo pokud vznesete námitku proti zpracování údajů.
• Právo na informace o příjemcích osobních údajů – v případě oprav, výmazů nebo omezení zpracování vašich osobních údajů jsme povinni tuto skutečnost oznámit také všem příjemcům vašich osobních údajů – tj. všem osobám, kterým jsme vaše osobní údaje zpřístupnili. V souvislosti s tím máte právo si od nás vyžádat informace o těchto příjemcích.
• Právo na přenositelnost údajů – máte právo získat osobní údaje, které jste poskytli a které jsou zpracovávány na základě souhlasu nebo jsou-li nezbytné pro účely uzavření a plnění smlouvy, ve strojově čitelném formátu. Toto právo se vztahuje výhradně na osobní údaje, které jsou zpracovávány automatizovaně.
• Právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování – máte právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro vás právní účinky nebo se vás podobně významně dotýká. V této souvislosti vás informujeme, že jediné automatizované zpracování osobních údajů, které provádíme, se týká výhradně poskytování našich služeb prostřednictvím naší platformy BLiTS, protože zpracování aktuální polohy a souvisejících údajů je nezbytné pro plnění smlouvy.
• Právo vznést námitku – toto právo se vztahuje na případy zpracování prováděného z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů. Máte právo vznést námitku proti takovému zpracování z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace a my jsme povinni zpracování posoudit, abychom zajistili soulad se všemi právně závaznými pravidly a platnými předpisy. V případě přímého marketingu přestaneme vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávat po vznesení příslušné námitky.
• Právo obrátit se na dozorový úřad, soud – v případě, že se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů z naší strany není v souladu s platným GDPR, můžete se obrátit a podat stížnost u dozorového úřadu – Úřadu pro ochranu osobních údajů (v češtině: Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 – www.uoou.cz) nebo u místního úřadu či příslušného soudu.

8. Změny tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů
Společnost KompiTech si vyhrazuje právo aktualizovat a/nebo upravovat toto prohlášení o ochraně osobních údajů. Pokud dojde k podstatným změnám tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů, budeme vás o tom informovat prostřednictvím oznámení na těchto webových stránkách předtím, než změny vstoupí v platnost. Doporučujeme vám, abyste si pravidelně prohlíželi tuto stránku, kde najdete nejnovější informace o našich postupech ochrany osobních údajů.

Naposledy aktualizováno 6. října 2020